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Berichte

Übersichtliche Prozesse (Teil 2)

Prozess - Dokumentation - Veränderung

Übersichtliche Prozesse - Teil 2

In seinem Arbeitsbereich sind jedem Mitarbeiter die einzelnen Arbeitsabläufe bekannt und werden automatisch abgearbeitet. Ein Automatismus über den keiner mehr nachdenkt! Einige Mitarbeiter verändern langsam Abläufe um sich die Arbeit zu erleichtern, diese Veränderungen sind nur in den Köpfen der Mitarbeiter dokumentiert. Im Laufe der Jahre verändert sich so der Ablauf, durch die Mitarbeiter und die Veränderungen der internen und externen  Anpassungen.

Hier gibt es aber auch schon einen Ansatzpunkt für meine Arbeit. Ich benutze ein einfaches Werkzeug für die Dokumentation von Abläufen. Aber warum biete ich meinen Kunden diese Dienstleistung an und noch wichtiger welchen Vorteil haben meine Kunden durch dieses Angebot. 

Es gibt mehrere gute Gründe, die für die Dokumentation der Prozesse sprechen. Der erste Grund liegt in der Notwendigkeit ein Qualitätshandbuch erstellen zu müssen. Es gibt viele Unternehmen in denen zwar ein Qualitätshandbuch existiert, dieses aber nicht gelebt wird und nur für das Audit herausgeholt wird.

Warum wird dann solch ein Handbuch erstellt? 

In den meisten Fällen, wird das Handbuch nur für das Audit, von einem freigestellten Mitarbeiter erstellt. Es wird oberflächlich und nach den den "Wunschabläufen" erstellt, Die Geschäftsführung die Mitarbeiter sehen dieses Handbuch als notwendiges Übel und nicht als Hilfe für die tägliche Arbeit. Dies ist alleine dem Aufwand- und gefühltem Nutzenverhältnis geschuldet.

Doch wie kann dieses Verhältnis geändert werden? 

Das Handbuch muss einfach zu erstellen sein.

Die Dokumentation mus einfach verändert werden können. 

Neuen Mitarbeiter können anhand der Dokumentation die beschriebene Aufgabe erledigen. 

Die Dokumentation dient als Basis des neuen Qualitätshandbuches. Diese Handbuch wird dann auch gelebt und ist im Audit auch gut überprüfbar. 

Für mich ist diese Dokumentation aber die Basis für die Optimierung der Prozesse.

Das Fazit bis zu diesem Punkt: 

Die Arbeit an der Dokumentation kann so einfach und effizient sein, man muss nur das richtige Werkzeug haben. 

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